På grund av rörarbete i huset kommer vattnet i hela fastigheten att stängas av på måndag 19/10, mellan 09:00 och 12:00

Vill du delta på stämman via telefon så fungerar det enligt nedan. Vi kommer att fråga vilka som är med då vi upprättar en deltagarlista.

• Ring telefonnummer 070 194 00 11
• Uppge ankomstkod 2116255

vid problem ring Morgan, 070 239 73 05

Väl mött!!

Med vänlig hälsning,
Styrelsen

Härmed kallas samtliga medlemmar i Brf Eken8 till årsstämma 2020.
Tid: Måndag den 29 juni kl. 19.00
Plats: Innergården samt telefon (styrelsen återkommer med uppgifter om
detta).

Dagordning
1) Stämmans öppnande
2) Godkännande av dagordningen
3) Val av stämmoordförande
4) Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare
5) Val av två justeringsmän tillika rösträknare
6) Fråga om stämman blivit i stadgeenlig ordning utlyst
7) Fastställande av röstlängd
8) Föredragning av styrelsens årsredovisning
9) Föredragning av revisionsberättelse
10) Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning
11) Beslut om resultatdisposition
12) Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna
13) Fråga om arvoden åt styrelseledamöter och revisorer för nästkommande verksamhetsår
14) Val av styrelseledamöter och suppleanter
15) Val av revisorer och revisorssuppleant
16) Val av valberedning
17) Av styrelsen till stämman hänskjutna frågor
18) Motioner från medlemmar enligt paragraf §34
19) Övriga frågor
20) Stämmans avslutande

Med vänliga hälsningar,
Styrelsen

Årsredovisningen för 2019 finns att ladda ned här, eller se länkarna under rubriken ”Dokument” på höger sida. Denna kommer även delas ut i pappersformat när de blivit tillgängliga från tryckeriet.

Ordförande har ordet

Så kom äntligen solen och värmen, hela Vasastan vaknar till liv och alla grannfastigheter börjar pynta med sina innergårdar. Det här blir inte den sommaren vi kanske hade planerat och många av oss får vänja oss vid tanken att fira semester och ledighet på hemmaplan. 

Många av oss har fått vänja oss vid att ha sitt hem även som sin arbetsplats och för att göra saker ännu jobbigare så plastas hela fasaden in på grund av renoveringen. Jag vill verkligen vara tydlig med att ingen i styrelsen tycker att det här är en rolig situation men vi är införstådda med att det måste göras. Fasadrenoveringen avser inte bara att den ser tråkig ut och är sliten utan det har även börjat lossna bitar som faller ner på gatan och därför ur ett säkerhetsperspektiv omgående måste åtgärdas. 

Jag vill också informera om att beslut om fasadrenoveringen togs av styrelsen innan Covid-19 bröt ut som den gjorde samt vi kunde inte förutse vilken stor påverkan det skulle bli på vårt dagliga liv. 

Vi står inte bara inför en prövning för vad som sker i världen just nu utan vi står även inför en utmaning om att vårt boende påverkas. Vi kommer inte ha den utsikten vi är vana vid, vi kommer ha arbetare utanför fönstren och det kommer att föras oljud. Det kommer att bli bra i slutändan men vi måste ha tålamod och göra det bästa av situationen under renoveringen.

Jag kan verkligen rekommendera alla att använda dom fina gemensamma utrymmena vi har så gott det går, styrelsen har i skrivande stund köpt in stolar och bord till alla balkonger (kommer nästa vecka). Vi hoppas att detta kan ge en möjlighet till lite miljöombyte om man känner att man sitter instängd i sin lägenhet hela dagarna.

Jag uppmanar alla att prata med varandra och att vi försöker hjälpas åt om någon behöver hjälp. 

Tveka aldrig att höra av er till mig eller någon annan i styrelsen vid minsta fundering.

Jag hoppas alla får en fin sommar och att ta hand om er och era kära även om det så sker på avstånd. Med vänlig hälsning Morgan

Fasadrenovering

Kumla fasad kommer under arbetets gång sätta upp information på anslagstavlorna om vad som händer samt hur tidsplanen ser ut. Det kommer även finnas kontaktuppgifter till arbetsledaren. Om det inte är akuta saker så vänligen kontakta styrelsen via mail så kan vi sammanställa och eventuellt informera alla om det finns saker som alla i huset bör ta del av.

Innergården/Balkonger

Vi har verkligen en fin innergård och styrelsen tycker det är roligt att som förra sommaren se hur flitigt den användes. Det finns lite trivselregler som vi måste förhålla oss till och kommer ni använda innergården så vänligen läs anslagen som är uppsatta. Trivselreglerna är för att vi tillsammans ska kunna hålla det fint och städat, vi har ingen fastighetsskötare som går och städar/fyller på fontänen/klipper gräsmattan/vattnar blommorna utan detta ligger helt och hållet på allas ansvar.

Under vecka 22–23 så kommer en trall byggas på en del av gräsmattan, detta är för att vi ska kunna ha loungemöblerna där. Vi tror detta bidrar till mer utrymme samt då vi inte får ordning på gräsmattan så ser vi detta som en bra lösning.

Man kommer kunna boka innergården om man är ett större sällskap (tillexempel ett sällskap på minst 10 personer) men det är inte ok att boka innergården för mindre sällskap som till exempel för ett sällskap på 4 personer. Man bokar med god framförhållning och bokar inte i sista minuten då folk redan kan ha planerat att köra igång till exempel grillen.

Balkongerna kommer kunna nyttjas när som och för dessa kommer vi inte köra med bokningar. Vi ber er som brukar vädra kläder att göra det på kvälls och nattid så dom kan användas på dagtid.  

Årsstämman

Styrelsen har dragit ut på tiden avseende årsstämman, vi tror vi har kommit fram till en lösning som vi hoppas alla tycker är ok. Datumet för stämman är inte satt men detta kommer att utannonseras minst två veckor innan det hålls (juni månad).

Vi planerar att hålla den på innergården men vi kommer även att kunna erbjuda att man är med via telefon, styrelsen skapar en ”telekonferensgrupp” så alla som vill kan ringa in för att delta. Då vi uppmanar till försiktighet för att inte samlas för många så hoppas vi att alla tycker detta är en bra lösning. Självklart kan man höra av sig till styrelsen via mail innan stämman om man har någon fråga eller något man vill ta upp. Vi uppmanar även alla att nyttja sin fullmakt om man inte kan vara med fysiskt eller via telefon. Håll koll på anslagstavlorna då tid för stämman kommer utannonseras där. 

Årsredovisningen kommer delas ut vilken dag som helst.

Sophanteringen/Återvinning

Nu har vi haft sopsortering i några veckor och det har funkat relativt bra, styrelsen tycker det är kul att så många väljer att sopsortera. Finns tyvärr två saker som inte funkade, återvinningskärlet för plast blev snabbt fullt och tyvärr tyckte någon att det var en bra lösning att kasta sopor på golvet då det var fullt. Detta är självklart inte ok och det slutade med att styrelsen fick ställa sig och städa. Nu har Styrelsen köpt in ett större kärl och det ser ut att funka bättre.

Återvinning av kartonger kan vi sköta bättre, trots anslag om att alla kartonger ska skäras ner och vikas så slarvas det med det. Kartonger slängs på golvet och töms inte på plast och frigolit. Styrelsen har beslutat att ta bort vagnen för stora kartonger och kommer istället köpa in en liknande som vi redan har. Detta innebär att alla kartonger kommer behövas skäras ner och vikas vilket i sin tur gör att man inte glömmer tömma kartongerna. 

Ta för vana att om någon av kärlen är fulla så gå upp till Vikingagatan och använd er av sopåtervinningen där.

Lappar uppsatta tvättstugan/Soprummet

Styrelsen satte tidigare i våras upp lappar utanför tvättstugan och soprummet. Detta avser storstädning av dessa utrymmen, kunde du inte vara med på städdagen så kan du bidra genom att städa någon av dessa utrymmen. Städdagen är inte obligatoriskt men styrelsen utgår från tanken att alla som bor här vill man vara med och dra sitt strå till stacken för att vi ska ha det rent och städat i dom utrymmena.

Styrelsen önskar alla en trevlig sommar och snälla, finns det frågor eller funderingar så släng gärna iväg ett mail så hjälp vi åt med vad det än kan vara.

Om du vill boka innergården för en större tillställning så boka på bokningstavlan utanför tvättstugan, detta gäller bara om ni ska vara ett större sällskap (förslagsvis 10 personer) annars nyttjar man innergården som vanligt. Bokning ska ske i god tid innan och inte i sista minuten.

Vi respekterar dom bokningarna som har gjorts och följer följande trivselregler:

• Tänka på ljudnivån efter 22.00
• Torka alltid av borden efter sig, trasa finns i tvättstugan
• Städar efter oss och ser till att alla utemöbler/grillen står där dom ska stå
• Alla dynorna ställer vi in i boden i lådan, detta gäller även sittunderlagen till stolarna
• Går något sönder så meddela styrelsen omgående
• Fontänen är ingen klätterställning (har gått sönder en gång p.ga oaktsamhet)
• INGEN rökning på innergården/vädringsbalkongerna. Respektera detta så gör du styrelsen och dina grannar en stor tjänst.
• Alla som nyttjar innergården SKA fylla på vatten i fontänen när det behövs, vattna blommorna, klippa gräset vid behov 
• Om du har använt grillen så se till att den töms senast dagen efter

Trevlig sommar!!!!

Ordförande har ordet
Det är en väldigt speciell tid vi lever i, men aldrig har Stockholm känts så vänligt. Man
bemöts på gatan med ett leende eller till och med ett hej. Visst kan man fokusera på det
negativa, men det räcker med att se på nyheterna så har man fått sin beskärda del. Det är tid
för att visa vänlighet och att vi är i detta tillsammans.
Min önskan är att vi i vår förening hjälps åt, prata lite (på avstånd) extra med din granne
eller bara säg hej. Ingen ska behöva känna sig ensam och hjälp finns närmaren än man tror,
så var inte rädd att erbjuda en granne hjälp om det behövs och var inte rädd att fråga efter
hjälp om du behöver den.
Vi har medlemmar som tillhör riskgrupper och därför har vi bett städföretagen att torka av
till exempel dörrhandtag på dörrar i alla gemensamma utrymmen extra noga samt så är vi
några i styrelsen som spontant går och torkar också.
Livet går vidare och så även vårt jobb inom styrelsen, även om det känns mindre viktigt så
har inte vårt uppdrag och skyldigheter minskat, utan tvärtom så har vi flera pågående
projekt. Dessa projekt kan du läsa mer om här, men jag vill ändå påminna om att även om det
känns fel i tiden så var dessa projekt inplanerade innan viruset tog sådan spridning.
Jag önskar alla medlemmar en trevlig vår och var rädda om er och håll er friska.

Med vänlig hälsning,
Morgan Essen-Möller

Föreningsstämma
Som en del av er redan har sett så hade styrelsen planerat att hålla föreningsstämma den 16
april 2020. Styrelsen har i samråd med föreningens jurist kommit fram till att skjuta fram
stämman. Enligt föreningens stadgar så ska stämman hållas i april månad, men enligt
Bostadsrättslagen så ska den hållas 6 månader efter föreningens årsbokslut, vilket var 2019-
12-31. Vi i styrelsen hoppas alla medlemmar har överseende med att vi skjuter fram stämman
till senast den 30/6.

I skrivande stund håller Regeringen på att se över tillfälliga lagförslag för hur
bostadsrättsföreningar ska kunna hålla Föreningsstämmor utan att ses fysiskt. Vi är i ett
exceptionellt läge, så styrelsen hoppas alla medlemmar har överseende med hur årets stämma
kommer att hållas samt att planera in det vid ett annat tillfälle än vad vi är vana vid.
Stämman kan komma att hållas digitalt men vi ser även över andra förslag, som att vi håller
den på innergården senare i vår, så vi inte behöver trängas i en lokal. Styrelsen vädjar om
förståelse till att saker och ting blir annorlunda i år men vi garanterar att saker och ting ska
ske enligt lag. Årsbokslut kommer att delas ut som vanligt i god tid innan stämman och våra
revisorer håller just nu på att gå igenom det sista. Så håll ögonen öppna, då vi kommer sätta
upp anslag om när det är dags.

Nya styrelseledamöter sökes till styrelsen
Vi behöver fler till styrelsen, då en ledamot slutar och en går ner som suppleant. I korthet
innebär det att sitta i styrelsen:

• Kunna vara med på möten 1 gång i månaden.
• Att ha intresse för hur föreningen går ekonomiskt
• Kunna ta på sig projekt som vi i styrelsen arbetar fram tillsammans
• Vara en ”team player” och hjälpa där hjälps behövs
• Ha ett intresse för hur det ser ut i dom allmänna utrymmena
  Ingen förkunskap krävs, utan vi lär oss på vägen samt att vi har det väldigt trevligt på mötena.

Vill du veta mer så kontakta gärna någon i styrelsen eller maila styrelsen@eken8.se.
Ulla-Britt Björkman (Torsgatan) i Valberedningen finns tillgänglig för frågor och kommer att
gå runt och knacka dörr för att stämma av om vi har någon som är intresserad.
Styrelsen har i samtal med föreningens jurist även kommit fram till att vi bör ha en till i
Valberedningen, är du intresserad av den rollen så passa på att fråga Ulla-Britt när hon är ute
och informerar. Det går även bra att kontakta någon i styrelsen eller mail om du vill veta mer

Fasadrenovering
Nu närmar det sig, det är dags för fasadrenoveringen. Detta avser gatufasaderna mot
Torsgatan och Rödabergsgatan, men inte mot innergården. Styrelsen har i sitt arbete alltid haft
en önskan och ett mål om att renoveringen skulle ske under våren eller hösten. Nu kommer
det ske från april till augusti. Det är många faktorer som gör att arbetet måste utföras under
sommartid men det som brådskar mest är att fasaden på vissa ställen har börjat lossna och
ramlar ner på gatan. Ur säkerhetsperspektiv kan vi därför inte vänta längre med renoveringen,
utan den måste komma igång snarast. Det kommer att uppföras byggställningar mot fasaden
och detta är inte optimalt att ha under sommarmånaderna, men vi hoppas allt ska flyta på bra
och kommer att hålla medlemmarna informerade om hur arbetet fortlöper. Finns det frågor
eller funderingar så tveka inte att kontakta styrelsen via mail. För kännedom så kommer byggarbetarna ha tillgång till de allmänna utrymmena då de behöver tillgång till el och vatten. Dock kommer de att hålla till i en egen barack/vagn utanför huset.

Trädgårdsgruppen
Viktor och Kristina från styrelsen kommer att ansvara för Trädgårdsgruppen. Det kommer en
allmän inbjudan för alla som är intresserade att vara med och hjälpa till med innergården. Det
vore tacksamt om ni som vet att ni nyttjar innergården på sommaren är delaktiga och hjälper
till samt bidrar med förslag och idéer på förbättringar. Även i år så kommer möjligheten att
boka tid för innegården finnas på bokningstavlan och bokningssidan.

Några snabba punkter styrelsen vill informera/påminna om

• Alla som nyttjar tvättstugan ska städa efter avslutat pass, torka gärna lite extra vid handtag osv i dessa tider.
• Att tvätta utöver angiven tvättid är absolut inte tillåtet, ingen tvättar före 07.00 och efter
  22.00 (22.30 för att torka kläder). Gör man detta så bryter man mot trivselreglerna och då har styrelsen rätt att ta till andra åtgärder.
• Vik kartonger, detta finns det information om i återvinningsrummet och ändå noterar
  styrelsen/medlemmar att vissa inte viker/plattar till kartonger. Det gäller alltså att vika alla kartonger som ska kastas, även om behållarna råkar vara tomma.
• Se till att dörrar är stängda, Porten på Torsgatan stängs ibland inte ordentligt och dörren till soprummet mot Torsgatan står ofta öppen. Som styrelsen har
  informerat om förut så ska du alltid se till att alla dörrar i dom allmänna utrymmena stängs precis lika noga som du stänger din egen ytterdörr.
• Det är inte ok att förvara privata saker (eller bara dumpa) utanför sina förråd, om detta sker så beställer vi in bortforsling från Jensens Drift vilket kostar och blir en onödig kostnad för föreningen. Detta är en brandsäkerhetsfråga.
• Allmänna utrymmena är ingen plats för vila eller träning, flera medlemmar vittnar om att
  detta sker och att det känns olustigt att folk vistas i dom allmänna utrymmen på det sättet.
• När vi i föreningen gör felanmälan till Jensen (till exempel om en tvättmaskin har gått
  sönder) och sätter upp lapp om att detta så vänligen uppge ditt namn på lappen. Det har hänt flera gånger att Jensen inte har gjort uttryckningar för att dom säger att dom inte fått någon felanmälan. Om du skriver ditt namn så vet vi vem som har gjort det och då kanske Jensen får se över sina rutiner om vad som har blivit fel.
• Styrelsen har upphandlat nya sorteringskärl och ytterligare entreprenör för hämtning i
  soprummet. Från maj månad införs ytterligare sopsortering av plast, glas, och metall. Detta är för allas bekvämlighet, men även för att medlemmar i många fall struntat i vad som ska sorteras i vårt soprum och vad som ska till återvinningsstationen

Som ett led i pågående renovering kommer vattnet i hela fastigheten stängas av tisdag 18/2 från 09:00 till 12:00.

Vid eventuella frågor, vänligen kontakta Morgan Essen-Möller (styrelsen@eken8.se)